Comment ajuster rapidement vos scénarios budgétaires avec Swift Finance

Suite aux turbulences majeures causées par la pandémie, nous avons reçu plusieurs demandes d’assistance de clients voulant ajuster leur scénario budgétaire 2020 pour qu’ils tiennent comptes de la nouvelle réalité économique.

Swift Finance a permis de créer et d’ajuster rapidement ces scénarios budgétaires sauvegardés sur le cloud, le tout à partir de notre complément Excel.
Cette saisie d’écran montre le budget annuel 2020 tel que créé initialement :

Il va de soi que les valeurs du budget initial doivent être conservées pour analyse futures. Swift Finance supporte deux approches distinctes pour atteindre cette objectif :

L’archivage du scénario Budget dans un nouveau scénario appelé Budget Initial et l’ajustement direct des valeurs contenues dans le scénario Budget

La création d’un scénario Ajustements et d’un autre scénario appelé Budget Révisé qui fait la somme des scénarios Budget et Ajustements.

Mon expérience dans l’opération d’application budgétaire m’amène à croire que la deuxième approche est la plus flexible. Conséquemment, le reste de cette article décrira comment l’implémenter avec la technologie Swift Finance.

Étape 1 – Création des scénarios requis

La création du scénario d’ajustements se fait par le biais du Gestionnaire d’écriture de notre complément Excel:

Une fois créé, le scénario peut être renommé selon les normes de chaque organisation. Dans ce cas-ci, nous l’avons nommé Ajustements.

Pour créer le scénario qui va consolider Budget et Ajustements, nous utilisons cette-fois ci le Gestionnaire de totaux personnalisés qui permet de créer des sous totaux sur les différentes dimensions qui composent le cube GL de Swift Finance (la nature et le contenu de ces dimensions dépendent 1) du système comptable utilisé par le client et 2) de la configuration de ce système.

Le total créé a été nommé Budget Révisé.

Ensuite, il suffit de glisser les membres Budget et Ajustements à partir du Gestionnaire de conception vers le total Budget Révisé pour finaliser la création :

Ces nouveaux membres peuvent maintenant être utilisés pour la création du budget ajusté.

Étape 2 – Création du gabarit de saisie des ajustements

Nous avons modifié le gabarit montré en introduction de façon à pouvoir entrer des pourcentages d’ajustements dans les scénarios nouvellement créés.

Pour cet exemple, les ajustements sont calculés à partir de formules Excel basées sur le budget initial. Un pourcentage négatif mensuel (ligne 5) est appliqué sur le budget initial de chaque mois.

Ces valeurs calculées par une formule Excel sont sauvegardées sur le nuage par le module d’écriture vCube (composante clé de la technologie Swift Finance).

Comme nous voulons que ces valeurs consolidées soient allouées dans tous les éléments détaillés du budget initial, nous allons spécifier une allocation relative basée sur les valeurs les plus granulaires du budget initial :

Étape 3 – Publication du budget révisé dans un outil d’une tierce partie

Comme la base de données sous-jacente à l’application Swift Finance est ouverte et hébergée sur le nuage, elle est accessible par la grande majorité des outils de reporting déjà utilisés par votre organisation.

Dans le cadre de cette exemple, nous avons lié la BD Swift Finance à PowerBI de Microsoft pour répliquer le rapport Excel ci-haut tout en l’enrichissant avec des visualisations appropriées :

Conclusion

La génération du budget révisé tel que décrit dans cet article a été réalisé sur notre jeu de données de démonstration et a nécessité environ 20 minutes.

Nous avons assisté plusieurs de nos clients dans ce genre d’exercice récemment et la rétroaction positive quant à la simplicité de réalisation de cette tâche nous a amené à partager l’expérience.

N’hésitez pas à me contacter par courriel à luc@swiftfinance.cloud si vous désirez plus d’information sur notre approche et sur la technologie sous-jacente.

Luc.